A l’heure actuelle, la question de la dématérialisation comptable est devenue primordiale pour les entreprises, qui sont vivement incitées par l’Etat à numériser l’ensemble de leur documentation. Dans ce contexte, leur service comptable doit travailler à la mise en place de ce processus nouveau.
Garantir la valeur légale du document
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont pour consigne de transmettre leurs factures sous format électronique à leur clientèle.
Concrètement, la dématérialisation comptable induit de nombreux avantages pour les sociétés : réduction de certains coûts, gain de temps et d’espace, etc. Le passage au numérique doit cependant respecter un certain nombre de règles strictes, afin d’assurer la validité des documents en question.
Pour réussir ce processus, il convient impérativement de ne pas confondre les termes de « dématérialisation juridique » et de « numérisation », car le fait de scanner n’est pas suffisant pour apporter une valeur juridique à un document. Pour ce faire, il convient d’abord de s’assurer de l’authenticité de son émetteur, en ayant recours à la signature électronique et à l’horodatage. Par ailleurs, la signature électronique permet d’avoir la certitude que le contenu du document n’a pas été modifié à postériori. Le document en question doit également être facilement lisible, et il doit donc être communiqué sous des formats standards, tels que le PDF.
Pour optimiser la sécurisation de cette numérisation, certains logiciels de reconnaissance optique de caractères, ou de lecture automatisée des documents, permettent aujourd’hui d’augmenter la qualité d’identification et d’intégration des données.
Quel est le processus à suivre dans le cadre de sa dématérialisation comptable ?
En premier lieu, il faut choisir les documents qui nécessiteront une numérisation. En effet, tous les documents ne justifient pas nécessairement d’être dématérialisés, et un processus de sélection en amont est donc incontournable. Il est ensuite possible de passer à la numérisation, soit via un scanner traditionnel, soit via un scanner équipé d’un logiciel de lecture automatique des documents.
Après quoi, il convient de passer à la sécurisation et à la certification de ces documents, en y ajoutant une solution de signature électronique et d’horodatage. Pour finir, le document doit être archivé de manière sécurisée, tout en restant facilement accessible pour ceux qui ont besoin de les consulter ou de les envoyer. Dans certains cas, cet archivage peut représenter l’occasion d’élaborer un workflow, qui permettra l’automatisation de certaines étapes et d’améliorer les différents flux de documents.
La dématérialisation comptable représente donc un processus incontournable aujourd’hui, auquel les comptables de demain devront impérativement être préparés. Pour se former à ce corps de métier en pleine évolution, il est donc indispensable de suivre un cursus spécifique. Spécialisée dans la gestion, la finance et l’expertise comptable, l’ENGDE propose par exemple des formations de différents niveaux, étant destinées à la préparation des diplômes comptables supérieurs.
Le secteur de la comptabilité se trouve donc dans un contexte où il est amené à s’adapter aux évolutions technologiques. Chaque entreprise doit en effet élaborer un processus de dématérialisation comptable, tout en s’assurant de la légalité de cette nouvelle forme de documentation.