Au cœur de la comptabilité se trouve la facture. Document officiel, elle permet d’établir l’existence d’une transaction entre un fournisseur et un acheteur. Attention à ne pas la confondre avec un avoir, qui consiste en une facture attestant d’un crédit et permettant de faire annuler une facture erronée. Explications des différences entre facture de doit et d’avoir.
Factures de doit ou d’avoir : deux types différents
Dans la législation française, on différencie deux types de factures, ce qui permet de lutter contre la fraude : la facture de doit et la facture d’avoir. La facture de doit est un document original attestant d’une transaction commerciale et entérinant l’existence d’un dû entre un client et son fournisseur. Très encadrée au plan formel, la facture doit faire apparaître certaines mentions légales, ne peut être modifiée ultérieurement ni subir une quelconque correction ultérieure à son édiction.
Ce document, qui atteste d’une créance entre un fournisseur et son client acheteur contraint légalement le destinataire au paiement du montant indiqué sur la facture. La facture de doit, ou forme classique de facturation comptable, doit impérativement mentionner :
– Les données d’identification de l’émetteur : nom, adresse, n° Siret, code NAF, capital, etc.
– Les données d’identification du destinataire.
– La date de production de la facture et son échéance de paiement.
– Le numéro de la facture : la numérotation est suivie et ininterrompue tout au long de l’exercice de l’entreprise.
– La désignation et la quantité des biens ou des services facturés.
– Les montants associés
– Le taux et le montant de la TVA (sa déduction au plan légal le cas échéant).
– Les réductions et les escomptes éventuels.
Facture d’avoir : à quoi donne-t-elle droit ?
Rappelons qu’une facture ne peut en aucun cas être modifiée ultérieurement. Pour corriger une erreur sur une facture de doit, les professionnels sont contraints d’édicter un autre document officiel : la facture d’avoir. L’obligation d’annuler une facture de doit au moyen d’une facture d’avoir découle de l’article 242 A de l’annexe II du CGI, qui garantit la continuité de la numérotation des factures d’une entreprise.
En comptabilité professionnelle, la facture d’avoir ne donne pas lieu à un autre paiement à proprement parler. Il s’agit d’un remboursement de forme spécifique accordé à un client en raison d’un trop-plein perçu à l’édiction de la facture de doit, et qui doit être corrigé. En somme, la facture d’avoir est un peu l’inverse de la facture de doit, en ce qu’elle acte que le c’est le fournisseur qui est redevable d’une somme à son acheteur.
Pour complémenter le document original, la facture d’avoir doit présenter des caractéristiques spécifiques, dont les mentions obligatoires de la facture classique afin de bien faire référence équivoque au document qu’elle vient annuler. Ainsi, la facture d’avoir vient corriger la facture de droit sur de nombreux points, comme une facturation au nom du mauvais client ou une erreur sur les prix. Attention, dans ce cas de figure, la facture corrective devra comprendre le montant complémentaire (à la charge du fournisseur) le cas échéant.
La durée de validité d’une facture d’avoir des de 5 ans et le document doit être conservé pendant 10 ans.
Différence facture d’avoir / facture de doit : l’enregistrement comptable
Une facture de droit est un document officiel qui est édicté au moment où la créance se forme ou à la fin d’une prestation de service. Il s’agit d’un document officiel immuable, il ne peut pas être annulé, modifié ou supprimé. Son enregistrement est très simple et suit les principes de la comptabilité générale. Les flux doivent apparaître de manière claire et non équivoque dans les comptes afférents de la structure et chaque flux entrant doit correspondre à une sortie équivalente.
Par exemple, une facture simple est enregistrée sous son montant HT dans le copte d’achat (607) ou de vente (707). Le montant de la TVA sera ensuite enregistré dans le compte de TVA déductible ou collectée. Enfin, le net à payer apparaîtra dans le compte fournisseur (401) ou client (411).
Il faut donc, avant d’enregistrer une facture de droit, repérer s’il s’agit d’un achat ou d’une vente, ce qui dépend de l’activité de l’entreprise émettrice.
Il existe différentes manières d’enregistrer une facture d’avoir, selon qu’elle concerne un retour de marchandises chez le client ou le fournisseur. En pratique, un avoir à un fournisseur qui constitue une remise sera enregistré comme suit :
– Au débit du compte 401 « Fournisseurs – Achats de biens et prestations de service ».
– Au crédit au compte « TVA Déductible sur autres biens et services » et au compte 609 « Rabais, remises et ristournes obtenues sur chats ».
En cas d’un avoir portant sur une immobilisation, ce sont les comptes « Fournisseurs – Achats d’immobilisation » et / ou « TVA déductible sur immobilisations » qui seront utilisés.
Quant au retour sur achat effectué au cours de l’exercice, il est enregistré au compte d’achat concerné, celui même qui a été initialement débité. Attention, si un avoir est attendu et ne sera reçu qu’au titre de l’exercice suivant, on constate alors un avoir à recevoir indiqué aux comptes 4098 (au débit) et 44586, au crédit. Il faudra également retraiter les comptes fournisseurs débiteurs en les virant aux comptes 4097 « Fournisseurs d’exploitations – Autres avoirs » (sans oublier de créditer le compte 4011 « Fournisseurs – Achats de biens et de prestations de services ». Il en va de même pour les fournisseurs d’immobilisations débiteurs : dans ce cas de figure les comptes 40974 et 4041 sont concernés.
Enfin et de manière plus générale, on déduira les réductions accordées sur la facture de doit originale. Concernant les entreprises soumises à la TVA, la facture d’avoir doit comporter certaines mentions légales afin de récupérer la taxe :
– Le montant HT du remboursement et le montant TVA correspondant.
– Le renoncement au remboursement de TVA consenti.
– Pour un retour de marchandises, les réductions initialement accordées seront également ôtées (sinon, le remboursement au client peut être plus élevé que la somme initialement payée).
– Les frais de port de la facture initiale ne sont pas remboursables sur une facture d’avoir.
La filière de l’expertise-comptable s’articule autour de l’obtention de trois grands diplômes d’États, dont les examens se préparent au sein des écoles spécialisées en gestion, finance et expertise comptable. Par exemple, l’ENGDE propose à ses étudiants un accompagnement d’exception qui leur permet de véritablement décrocher leur DCG, DSCG et DEC et de tout connaître de l’expertise comptable.
Facture de doit ou facture d’avoir, ces documents officiels ont une valeur légale forte et il est conseillé de se tourner vers un professionnel pour les éditer, les traiter et les vérifier.