La facturation est obligatoire afin d’acter tout type de transaction. Elle est soumise à des mentions légales spécifiques et à des obligations d’écriture comptables dont le manquement expose à des sanctions pécuniaires et pénales graves. Quelles sont donc les règles et obligations à connaître en matière de facturation ?
Facturation : principes généraux
La facturation est un acte professionnel obligatoire qui consiste en l’édiction d’un document officiel qui comprend des mentions spécifiques et doit être dûment enregistré au titre de la comptabilité de la société (bilan comptable et colonne des actifs). Une facture a donc une valeur juridique importante et joue un rôle clé dans la comptabilité légale d’une structure :
– Elle matérialise les transactions financières.
– Elle fait office de justificatif comptable.
– Elle est utilisée comme support pour l’exercice des droits professionnels ou la TVA (opérations de collecte et/ou déduction).
Cette qualité de pièce comptable donne aux factures un statut spécifique. À ce titre, elles doivent être conservées pendant dix ans, que ce soit sous leur format papier ou électronique.
La facturation est ainsi obligatoire quelle que soit la transaction. Entre professionnels, elle est incontournable et donne lieu à l’édiction d’une facture en double exemplaire. Ce document doit être délivré au moment de la livraison des marchandises ou de la signature du contrat d’achat/vente des marchandises. Dans le milieu des prestataires de service, la facture est en revanche délivrée à l’exécution de la prestation.
La facturation des professionnels aux particuliers présente des particularités et prend majoritairement la forme d’un ticket de caisse. Attention, les professionnels assujettis à la TVA travaillent généralement sur des logiciels de caisse qui leur permet d’enregistrer les transactions hors la comptabilité les paiements. Ce logiciel doit impérativement obtenir une certification de conformité au risque de subir une amende de 7500 euros par logiciel non-conforme.
Dans le cas de la vente de marchandises aux particuliers, la facturation n’est obligatoire que :
– À la demande du client.
– En cas de vente à distance.
– Lors d’une livraison intracommunautaire exonérée de TVA.
Précisons que les particuliers qui fournissent une prestation de services sont eux aussi soumis à l’obligation de facturation. Ils doivent éditer une facture dès lorsque leur service a une valeur supérieure à 25 euros TTC à condition que le client en fasse la demande.
La facturation et les obligations d’ordre comptable
Les assujettis à la TVA sont soumis à la tenue d’une comptabilité ou d’un livre comptable permettant de justifier du détail des opérations réalisées. Cette tenue comptable leur permet d’attester des opérations imposables ou non-imposables et concernent la nature des opérations et le montant des recettes encaissées.
Les assujettis à la TVA qui ne tiennent pas une comptabilité permettant de déterminer leur chiffre d’affaires sont dans l’obligation de tenir un live spécial répertoriant ces opérations. Tenu quotidiennement, sans blanc ni rature et sur pages numérotées, il n’est possible d’opter pour cette solution que dans la mesure où le montant unitaire des opérations ne dépasse pas 76 euros TTC (pour la vente au détail comme le service aux particuliers).
La traduction et l’enregistrement des facturations dans une comptabilité dûment tenue sont des obligations incontournables. La comptabilisation s’effectue au jour de réception de la facture et l’enregistrement ne doit pas excéder le jour de paiement.
Dans les registres comptables, on enregistre une facturation en distinguant trois montants : le montant hors taxe, le montant TTC et le montant de la TVA.
Concrètement, dans le cas d’une facturation d’achat de marchandises, on débite le montant HT du compte de charge 607 « Achat de marchandises ». Puis le montant de la TVA est débité au compte 44566 « TVA déductible ». Quant au crédit éventuel, il est signalé en montant TTC au compte 401 « Fournisseur ».
Autre exemple de traitement comptable d’une facturation d’achat de matières premières :
– Au compte 601 « Achats stockés – matières premières et fournitures », on inscrit au débit le montant HT.
– On débute le montant de TVA au compte 44566 « TVA déductible ».
– On crédite le montant TTC au compte fournisseur 401.
Il en va de même des prestations de services, qui sont soumises à une triple inscription :
– Au compte 604 « achats d’études et prestations de services » ou 605 (achats de matériels, équipements, travaux) ou 611 (sous-traitance générale) : débiter le montant HT.
– Débiter le montant de la TVA au compte 44566 « TVA déductible ».
– Compte 401 « Fournisseur » : créditer le montant TTC.
Facturation et mentions légales obligatoires
La validité d’une facture est soumise à certaines mentions obligatoires. Leur omission ou leur erreur entraîne des amendes conséquentes.
Une facture doit à ce titre impérativement mentionner :
– Le numéro de la facture. La numérotation est unique et basée sur une séquence chronologique ininterrompue.
– La date d’émission de la facture.
– Le nom, l’adresse, la raison sociale de l’entreprise et son numéro Siren.
– Le numéro individuel d’identification de TVA du prestataire ou de son représentant fiscal.
– Le nom du client, sauf opposition expresse et son adresse de facturation si elle est différente du lieu de résidence.
– Dans le cas d’un bon de commande précédent la facturation : le numéro du bon de commande.
– La date et le lieu d’exécution de la prestation, ou la désignation précise des marchandises (ainsi que leur quantité), le prix unitaire des produits ou des services, le montant total HT et le taux de TVA applicable.
– Toute réduction acquise.
– La somme totale à payer, le délai de paiement et le mode de règlement.
– Pour les autoentreprises et les microentreprises les mentions d’exonération de TVA.
– À compter du 15 mai 2022 et pour les EI : le nom d’usage du dirigeant, la dénomination de l’activité professionnelle et la mention (ou le signe) EI.
Pour les artisans du bâtiment, qui sont soumis à une obligation d’assurance professionnelle décennale, la facturation doit faire mention des références du contrat d’assurance, du nom de l’assureur et de la couverture géographique du contrat.
Les membres d’un centre de gestion agrée ou d’une association agrée, qui reçoivent le paiement en leur qualité de membre, doivent en faire mention sur la facture.
Facturation professionnelle et obligations : les cas particuliers
Certaines activités professionnelles sont soumises à des obligations particulières en termes de facturation :
– Les hôtels et pensions de famille.
– Les restaurants.
– Les garages.
– Les entreprises de déménagement.
– Les syndicats de copropriété.
– Les cabinets d’experts-comptables, etc.
Il existe des formes particulières de facturation, dont la facture d’avoir. Il s’agit d’une somme qu’un fournisseur (ou un vendeur) doit à son client. Le document doit être édité en plusieurs exemplaires et comprendre les mentions : avoir, références initiales de la facture d’origine, le montant HT de la remise consentie, le montant de TVA correspondant.
Défaut des obligations de facturation : les sanctions
Le manquement aux mentions légales obligatoires en cas de facturation expose le professionnel à une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte. Pour les factures de complaisance, fictives ou faisant défaut, une personne physique encourt 75 000 euros d’amende administrative et 375 000 euros pour une personne morale.
En règle générale, le défaut de facturation est sanctionné par une amende égale à 50 % du montant de la transaction. Si l’opération a été dûment comptabilisée, elle est réduite à 5 %.
La facture électronique : vers une obligation ?
Depuis le premier janvier 2020, les professionnels ont l’obligation expresse de délivrer leur facture sous format électronique pour les marchés publics. Cette obligation s’étend et le recours à la facturation numérique va grandement se généraliser.
En passe de devenir une obligation, la facturation électronique s’accompagnera d’une obligation de transmission des données à l’administration fiscale déjà appelée le e-reporting.
L’e-invoicing (l’obligation de facturation électronique) s’étendra par phases progressives entre les assujettis à la TVA :
– Les grandes entreprises y seront soumises dès 2024.
– 2025 pour les structures intermédiaires.
– 2026 pour les TPE/PME et micro-entreprises.
Ainsi, à terme, la réception des factures sous forme électronique sera obligatoire pour tous d’ici 2024, à l’exclusion des transactions internationales, des transactions en BtoC et d’opérations sectorielles (domaine de la santé, de la formation, des transactions immobilières, etc.).
L’ENGDE intègre déjà l’e-invoicing et ses obligations comptables au titre de ses formations de haut niveau académique et technique en gestion, fiscalité et comptabilité.
Afin de s’assurer de ne pas faire d’erreur dans le respect des obligations de facturation, les directions des entreprises optent pour confier leur comptabilité aux experts du secteur.