Généralement sous forme de tableau, le document comptable retrace tous les enregistrements comptables d’une structure professionnelle au titre de l’exercice comptable de référence. Obligation fiscale, comment établir un bilan comptable sain et de qualité ?
Bilan comptable : une obligation légale annuelle
Le bilan comptable doit obligatoirement présenter dans les comptes annuels de l’entreprise, établis à la clôture de l’exercice comptable (la fréquence d’établissement est donc annuelle). Sont donc concernées par l’édiction du bilan comptable :
– Les SARL.
– Les EURL.
– Les SAS.
– Les SA.
– Les SNC, etc.
C’est sur cette base officielle que seront calculés les taxes et impôts à la charge de l’entreprise. C’est aussi sur le bilan comptable que se fondent les experts-comptables afin d’attester de la conformité des opérations fiscales d’une entreprise.
En l’absence de bilan comptable et sans approbation des comptes, la société s’expose à de strictes amendes et des sanctions importantes, susceptibles de mettre en cause la responsabilité de son dirigeant. En pratique, le défaut de bilan comptable est assimilé à une absence de comptes annuels. Dans ce cas de figure, on distingue l’absence de bilan comptable et le défaut d’édition.
L’absence ou l’omission de bilan comptable est régie par le Code du commerce et le Code Général des Impôts, qui prévoit (article 1741 CGI) jusqu’à 500 000 euros d’amende et cinq ans de prison. Pour les SARL, SA et SAS, une amende de 9000 euros est prévue, assortie de sanctions civiles en cas de preuve de préjudices personnels de la part des plaignants.
Si le bilan comptable présente des inexactitudes et qu’il est jugé irrégulier, le CGI caractérise cette situation de « passation d’écriture inexacte ou fictive » et c’est toujours l’article 1741 qui régit ces cas de figure. La comptabilité de l’entreprise est alors rejetée par les instances et l’administration fiscale reconstitue le véritable montant imposable. Pour ce faire, elle analyse les achats ou évalue l’enrichissement du contribuable dirigeant de la structure. Ce retard pris dans le paiement de l’impôt implique une majoration : 10 % supplémentaires ou 40 % en cas d’acte volontaire. Cette majoration peut aller jusque 80 % en cas de manœuvre frauduleuse prouvée.
Bilan comptable : que doit-il contenir ?
Le bilan comptable doit répertorier tous les flux de l’entreprise qui permettent de faire apparaître dans les documents son actif (les biens qu’elle détient) et son passif (les dettes qui lui sont imposées). Ainsi, pour apprécier aisément la solvabilité et le volume de liquidité à disposition de la structure, le bilan comptable doit impérativement faire figurer deux colonnes bien distinctes :
– Une dédiée aux biens de production de l’entreprise.
– Une dévolue aux sources de financement.
Dernier élément incontournable du bilan comptable : l’équilibre comptable. Cette notion permet d’indiquer que la somme de l’actif en possession de l’entreprise est égale à celle de son passif. C’est un système de partie double : une vente va automatiquement générer une entrée (la somme due par le client acquéreur). De même, un prêt bancaire (une entrée) a pour corollaire un emprunt et/ou des intérêts mensuels à la charge de la société.
Le bilan comptable s’alimente directement des comptes de bilan d’une entreprise. Il s’agit des comptes de la classe 1 à 5, dits comptes d’actifs et de passif. Ce sont précisément ces comptes qui permettent de traduire les opérations liées à l’estimation du patrimoine de l’entreprise.
– Compte 1 : les capitaux propres.
– Compte 2 : les immobilisations.
– Compte 3 : les stocks et en-cours.
– Compte 4 : les comptes de tiers.
– Compte 5 : les comptes financiers.
Chaque grande catégorie de comptes est elle-même sub-divisée en sous-comptes : par exemple, le compte 1 (capitaux propres) comprend des sous-parties : 101 : le capital social, 120 : bénéfice de l’exercice, ou encore 108 : compte de l’exploitant.
Bilan comptable : processus de réalisation
Les experts-comptables sont les professionnels qui réalisent, pour le compte de leurs clients, le bilan comptable annuel de leur structure. Afin de produire ce document, ils suivent un processus technique très rigoureux.
Dans le cadre de son travail, l’expert-comptable devra suivre des étapes précises :
– Comptabiliser les flux d’achat et de vente de l’entreprise. Pour y parvenir, il étudiera tous les documents fournis par la direction : factures, tickets, etc.
– Comptabiliser les prêts et les créances. Là aussi, l’expert-comptable devra analyser les documents de la structure, contrats de prêts, etc.
– Valoriser les amortissements de l’entreprise, c’est-à-dire définir la perte de valeur d’un bien immobilisé de la société (du fait du temps ou de son obsolescence). Pour parvenir à réaliser cette étape technique, les experts-comptables doivent faire preuve de nombreuses connaissances afférentes aux secteurs d’activité de leurs clients.
– Valoriser les stocks ou les en-cours. La valorisation des stocks consiste à évaluer la valeur des matières premières et des marchandises que détient l’entreprise au moment de l’établissement du bilan comptable. Le professionnel suit les entrées et les sorties des stocks afin de déterminer en temps réel leur montant global.
– Calculer les provisions. Cette étape varie en fonction du statut juridique de l’entreprise. En général, le calcul des provisions pour charges vise à déterminer les charges futures (et très probables) de l’entreprise à court ou moyen terme. C’est une valeur estimée qui apparaît au passif du bilan comptable. Pour évaluer ce montant, le professionnel se base sur tous les documents qui lui sont fournis et sur une connaissance technique de l’économie et de la gestion d’entreprise.
– Calculer les avances ou les acomptes reçus sur les commandes en cours. Débités au compte 4091 et crédités au compte 512, ces éléments sont cruciaux pour établir l’équilibre comptable d’une structure.
Afin de maîtriser la technique de l’établissement du bilan comptable, il faut suivre des études spécialisées dans la filière de l’expertise comptable. Pour y parvenir, il est conseillé de suivre un cursus post-bac au sein d’un établissement spécialisé en gestion et en comptabilité afin de passer avec succès les diplômes d’État. L’ENGDE est un établissement spécialisé qui offre une préparation aux diplômes du domaine, ainsi que des mastères de haut niveau spécialisés en gestion, finance et comptabilité.
Bien que tout collaborateur d’une entreprise puisse établir son bilan comptable, il est vivement préconisé de déléguer cette activité à un professionnel de la fiscalité des sociétés, afin d’éviter des erreurs aux conséquences graves.