À chaque clôture d’exercice comptable, les entreprises sont dans l’obligation de déclarer un certain nombre de charges dont les « charges à payer ». Ce sont des dettes certaines de l’entreprise envers ses fournisseurs qui doivent être enregistrées dans l’exercice comptable de leur apparition. De quoi s’agit-il précisément et comment comptabiliser ces charges à payer ?
Charges à payer à comptabiliser : qu’est-ce que c’est ?
En pratique, on parle de charge à payer lorsqu’une entreprise a obtenu la livraison d’un bien ou d’un service, mais que la facture de la part du fournisseur n’a pas encore été établie à la clôture de l’exercice. L’entreprise n’a donc pas encore payé son dû et le fera lors du prochain exercice comptable. Le montant et l’échéance de cette dette ne sont donc pas encore définitivement connus ou ne sont pas définitivement fixés.
Ainsi, si une entreprise n’a pas encore reçu la facture de son fournisseur à la clôture de l’exercice comptable au cours duquel elle a reçu le bien ou le service, il lui faut enregistrer cette charge comme étant à payer dans le futur. Il s’agit donc d’un passif certain à la charge de la société, dont l’estimation du montant et son échéance sont connus de façon quasi-certaine. Ces charges à payer sont à comptabiliser dans l’exercice au cours duquel elles sont survenues, l’année N.
Attention, au titre du principe comptable de prudence, s’il existe un doute ou une incertitude sur la dette de l’entreprise envers son fournisseur, on ne comptabilise pas le passif comme une charge à payer. Il en va de même si le paiement est exigible et qu’une facture a été émise.
Comment enregistrer et comptabiliser les charges à payer ?
On enregistre au passif du bilan comptable de l’année N les charges à payer. Pour les comptabiliser, l’expert-comptable doit se baser sur les documents existants, comme les bons de livraison par exemple, puisque la facture n’existe pas encore. Si l’entreprise a reçu la facture, elle doit enregistrer la charge dans le compte fournisseur correspondant et non dans un compte de charges à payer.
D’excellents logiciels existent pour gérer les charges à payer à comptabiliser. Il s’agit cependant d’applications comptables professionnelles à destination des experts de la comptabilité.
Pour se former à la maîtrise comptable, il est fortement recommandé de suivre un cursus dans une école spécialisée en fiscalité, comptabilité et gestion. À l’ENGDE, les enseignants sont des experts en poste, qui maîtrisent tous les nouveaux logiciels de comptabilité. Ses formations intègrent les outils informatiques utilisés aujourd’hui par les professionnels de l’expertise comptable.
Dans le cas de charges à payer à comptabiliser, il est crucial de se tourner vers un professionnel ou de suivre une formation technique en comptabilité et en fiscalité, afin d’éviter des erreurs d’enregistrement aux conséquences graves.